Mayo ´98

 Ante todo nos encontramos con una aplicación que no solo viene a solucionar la problemática del Euro, del año 2000 y a ayudar en los procesos de Normalización según normas ISO, se trata de algo más, de la aplicación pensada para dar respuesta a los retos que nos plantea el comienzo del siglo XXI en el entorno del mundo de las comunicaciones y de la revolución tecnológica.

Si somos de los que pensamos que con un pequeño programa de contabilidad o con una simple facturación genérica estamos informatizando bien nuestro negocio, debemos hacer una simple reflexión y pensar que a los clientes los ganamos por precio, servicio y calidad. Sólo podremos llevar buenos precios si conocemos perfectamente nuestros márgenes y controlamos el riesgo de nuestros clientes, sólo podremos dar buen servicio si disponemos de la información suficiente: que gestiones hemos realizado con el cliente, que documentos hemos intercambiado, que materiales le hemos reparado, cuales están en garantía, que rentabilidad obtenemos en los contratos de mantenimiento etc. y por último la calidad no solo se demuestra con el trabajo bien hecho sino con una impecable presentación de presupuestos una facturación clara y al gusto del cliente, una documentación de acompañamiento que sea clarificadora, y unos procesos normalizados que den respuesta en todo momento.

Los que estén de acuerdo con esta filosofía han encontrado su aplicación BASEGES WIN 32.

Contiene todo cuanto la empresa instaladora puede necesitar, pero incluso ha ampliado sus opciones y con ello sus horizontes respecto a BASEGES (MS-DOS), por lo que la hace válida para un colectivo mayor: Instalación, distribución, servicios, mantenimiento…

1. A NIVEL DE FICHEROS

En el apartado de ficheros (clientes, proveedores, empleados, artículos, obras etc.) es donde más fácilmente apreciamos las novedades que incorpora, toda la información está accesible con solo un Clic, así por ejemplo si recibimos una llamada telefónica de un cliente, con situarnos simplemente en su ficha, se nos presentan absolutamente todos los datos comerciales y financieros - incluido un completo informe de riesgos y su aseguramiento - nos indica en todo momento cuanto y qué le vendemos, en que estado se encuentran sus pedidos, sus presupuestos o que gestiones se han realizado con él y quienes de nuestros empleados le atendieron. Pero la cosa no termina aquí, podemos ver las cartas o documentos que nos ha mandado, las fotos de sus instalaciones, aquel vídeo publicitario que nos mandó, las obras que le hemos realizado, con los datos correspondientes, pero también con los planos CAD, con los esquemas que le hicimos, las fotografías que tomamos, la memoria que se redactó o el boletín correspondiente.

De esta manera BASEGES WIN 32 se convierte en el eje de todo nuestro sistema informático.

En los ficheros de artículos se implementan y racionalizan las informaciones que nos presentaba BASEGES, destaca el nivel de control 100% compatible con las normas ISO 9000. Los ficheros de personal no solo incluyen a los operarios sino a todos los empleados, controlando presencia, absentismo, vacaciones. Se establecen también los niveles de privilegio en la aplicación, con unos altísimos estándares de seguridad y con histórico de grabaciones y modificaciones realizadas por el personal, todo ello complementado con un sistema automático de control de incidencias dirigidas al correspondiente supervisor mediante un sistema de correo electrónico.

Se potencian apartados de descuentos, rappels, ofertas, se da un mayor protagonismo a las delegaciones y al teletrabajo, las obras se constituyen como verdaderos centros de coste asimilando gastos directos, indirectos y generales, se controlan las desviaciones por fechas en cada una de las partidas que las componen, se controlan reparaciones y trabajos en garantía, rentabilidad de contratos de mantenimiento y un largo etcétera.

2. A NIVEL DE COMPRAS

En este sentido se han racionalizado los procesos, el ciclo completo que puede recorrer la aplicación es: Planificación de abastecimientos, solicitud de ofertas, selección de proveedores, lanzamiento de pedidos, control de recepciones y de condiciones, distribución de mercancías entre obras y/o almacenes, emisión de documentos anexos, (control de calidad, trazabilidad, etiquetas…), todo ello en un marco muy visual y siempre de acuerdo con la familia de normas ISO 9000.

La parte estadística queda totalmente implementada mediante la presentación de datos en formato hoja de cálculo con su correspondiente análisis gráfico.

Este bloque, al igual que toda la aplicación, se encuentra interconectado con los apartados financieros, contables e impositivos, así como con informes y estadísticas históricas.

3. A NIVEL DE VENTAS

Se caracteriza por una mayor potencia y control, el ciclo completo que puede realizar la aplicación es: Presupuesto / oferta a clientes, pedidos de clientes, salidas de material en sus distintas vertientes (presupuesto, administración, mantenimiento, certificación, garantía, venta directa, depósito), documentos anexos (memorias, garantías, trazabilidad, certificados, etiquetas…)

Especial atención al control, seguimiento y aseguramiento de riesgos con clientes. Nuevos procesos de cobros con mejor tratamiento de documentos posdatados e incluso con control y cálculo sobre las líneas de descuento.

Implementación en las estadísticas de ventas, así como sus cruces por clientes, obras etc.

4. NUEVOS MÓDULOS

• Procesos de mailing y comunicación con clientes actuales y potenciales, con seguimiento de las acciones emprendidas.

• Registro de entradas y salidas de paquetes, documentos y correspondencia.

• Módulo de entrada de nóminas para reparto de sus costes, contabilización, creación de órdenes de pago y control de anticipos.

• Módulo de inmovilizados con ficha técnica y analítica, así como gestión automática de amortizaciones.

• Ayudas. Nuevos niveles de ayuda en línea según contexto y con mayor o menor grado de contenido. Ayudas personalizables y definibles por el propio usuario, tanto a nivel de uso del programa como de normativa de uso definida por la empresa. Como su antecesor, también contará con un curso multimedia interactivo en CD-ROM.